【健康経営】アフターコロナの団体旅行の注意点とは? 旅行でコミュニケーション課題の解決!

観光業

ワクチンの接種も進むにつれ、いよいよ旅行に行こうと計画を立て始める人も多くなってきたのではないでしょうか。

 

そして、社のイベントとしての旅行の検討をし始めている旅行幹事の方も多いのではないでしょうか。

・・・などと書くと、

 

今どき、社員旅行なんてやっている会社なんてあるの?

 

、、と思われる方が多いかもしれません。

 

コロナの前だったとしても「今どき、社員旅行なんてやっているところあるの?」

 

と思う方もいるかもしれませんね。

 

実は2019年の段階で、日本の会社のうち約3割の会社が社員旅行を実施しています。

2020年 社内イベント・社員旅行等に関する調査
人事労務分野の情報機関である産労総合研究所(代表・平盛之)は、このたび「2020年 社内イベント・社員旅行等に関する調査」と題する調査を実施しました。 この調査は、社員旅行や社内運動会など、各種の社内イベントについて、実施率や予算などを企業

 

そして、社員旅行ではなくても、

・インセンティブの旅行や取引先の招待旅行、

・視察を兼ねた親睦旅行、

・役員会議を兼ねたオフサイトミーティング

など、会社の売上向上のための手段(業務)としての団体旅行も数多く実施されています。

 

今回は団体旅行を検討している幹事様や社長の参考になるような、

いわゆるアフターコロナ、

コロナ後の団体旅行を企画する際の注意点を紹介したいと思います。

 

1.アフターコロナでの団体旅行の幹事の留意点

検温をする、除菌をするなどの当たり前のことすぎる説明は省き、旅行幹事の立場での注意点をご案内します。

(1)自社のリスクの判断基準を確認しよう

まず旅行幹事に任命されたら旅行の責任者に「コロナに対しての考え方、判断基準」を確認しましょう。

旅行にお客様をお連れして喜んでもらうという目的のために、コロナに感染して参加者に恨まれたら本末転倒ですよね。

つまり、「どれくらいのリスクを許容するか」を確認しておくことが必要になります。

団体での食事は?
アルコールは?
何人まで集まってもOK?
1日の感染者数が●名なら~

など、会社によってリスクの判断基準は異なります。

 

最初にリスクに対する判断基準を確認しておくと、どの範囲まで検討すればよいかが分かり旅行内容の企画がスムーズになります。

「コロナ対策をしっかり」と社長から言われても「食事のスタイル」や「集まる人数」などを先に確認しないと検討しにくいですよね。

 

(2)PCR/ワクチンの状況を判断材料に加えよう

団体行動をする以上は、同行者に感染者がいないことは前提になります。

参加者同士が安心感をもって参加できるように、次のような取り組みが考えられます。

●PCR検査を受ける

旅行出発前にPCR検査を受けることを義務化するようにしましょう。

簡単な検査キットを活用することもできるし、大手旅行会社にお願いしてツアーの事務局を設置して

個人個人出発前日までに自宅で受けていただくようにスケジューリングをしてもらう方法もあります。

自宅で受けれるPCRには下記のようなサイトもあります。

自宅で簡単PCR検査【Tケアクリニック】

 

社内の旅行ならば統制がとりやすいですが、招待の旅行など外部の参加者がいる場合などは進捗を確認することはかなりの手間になりますので、

多少費用が掛かったとしてもアウトソーシングをしてしまうのがおススメです。

 

全員受けるようにしないと、会社としての姿勢を問われたりすることもあるかもしれませんよね。

少なくともコロナに対しての対策・姿勢を社内外に示すことにもつながります。

 

●ワクチン接種状況の確認

ワクチンを3回接種済みの方のみを参加の条件にする、という方法がシンプルで分かりやすいかもしれませんが、ワクチンを受けたくない人もいるので注意が必要ですね。

参加しない人への配慮や接種しない人への配慮を忘れないようにしましょう。

2.海外?国内?旅行先の判断は慎重に

(1)海外旅行

団体旅行での海外はしばらくは様子を見たほうが良いと思いますが、海外旅行が求められている企業もあるでしょう。

出張に関しては企業によっては現地に行かないといけないこともあるので帰国後の2週間の隔離は織り込み済みで海外出張を実施しているところもあります。

特に日本に比べ団体でのホテルや航空の取消料は厳しい国が多いため、団体で行く場合は時期は慎重に検討しましょう。

多くの国で対応が定まっていないため、旅行を検討するのなら少なくとも2022年度秋以降の旅行を検討するのが良いでしょう。

 

 

(2)国内旅行

国内でも県をまたいでの移動をすることで、「もし集団感染をしたりした場合」を考えるとその地域での評判を考えると怖いですよね。

万全の感染対策をするのは前提として、何故その方面に旅行する必要があったのか、納得してもらいやすい理由付けが出来るようにしておくといいでしょう。

また、国内はGoToキャンペーンなどの施策がまた打ち出される可能性があります。

日本経済の早期回復のためにもまずは国内で金を落としましょう(という口実があると社内も納得しやすいと思われます。)

 

3.人数と食事に気を付けよう

コロナ禍の団体旅行って何人までなら大丈夫なの??

この判断は難しいと思います。

明確なガイドラインが出ている場所はもちろんそのガイドラインに従えばいいと思いますが、人数制限を出している場所は少ないはずです。

 

実際に団体旅行を自粛している間、取引先の招待旅行はどのようにしているかというと、

カタログギフトを贈呈し家族の旅行として対応してもらっているというのが一番多いようです。

 

(1)個人単位・家族単位で重宝 コロナ禍でカタログギフトが重宝される理由

①送る企業側として幹事の手離れが良い

②旅行の方面決定を贈呈先の人の判断に任せられる

③コロナ前の団体旅行がマンネリ化していた層に人気

 

カタログギフトは色々な種類がありますが、

企業で使用する場合にお勧めなのは体験型カタログギフトのEXETIMEです。

旅行をテーマにしたカタログギフトは他にもありますが、EXETIME プラチナムは特に

「自由に使える星(☆)を送る」という新しい考え方で、企業での活用がしやすいです。

 

1つの商品を選ぶのではなく、★10であれば★8つのプランと★2のプランを選ぶような選択肢も可能になります。

 

しかしカタログギフトは個人の満足度は高いかもしれませんが、その組織の一体感を造成することには団体旅行に比べると弱いです。

顧客接点の拡大にもつながりにくいので、2,3回ならいいと思いますが、団体旅行の最中の情報交換や交流の創出などの機会は作り出すべきでしょう。

 

(2)人数よりも食事のスタイルが重要

感染リスクを考えると人数よりも食事のスタイルのほうが重要です。

 

コロナとの共生が進み多くのイベントが実施されていますが、食事が関連しない部分では(=マスクを外さなければ)感染のリスクはかなり低いように思われます。

旅行中の食事のスタイル

①なし (日帰りイベント)

②一人ずつパーテーション

③自由昼食・夕食  旅行先で自由に選ばせる

④部屋食

⑤4名ずつの食事

⑥宴会場 十分な距離を取っての和膳

引用:内閣官房HP 新型コロナウイルス感染症対策

上記は一例ですが、コロナの感染リスクを高めないように決定権者の意向を聞きながら食事のスタイルをうまく検討しましょう。

(3)団体旅行は20名単位で行動が出来るようにするのがおススメ。

おススメの理由

①20名ならば大型バスで2席で1名で利用が出来る

②シングルルームの確保がしやすい

③内閣官房のガイドラインも4名までの飲食なので、4で割り切れる人数が対応しやすい。

 

バスが何台も連なっていると、コロナに過敏な人を刺激する(?)可能性があります。

多様な食事スタイルでの対応も、20名程度ならば交渉しやすいのではないかと思います。

(もちろん施設の規模にもよりますが)

 

 

100人を20名×5班で分けて行動するのもいいですし、

従来は大人数で行っていた旅行を少人数で高額にするタイプの旅行もお勧めです。

 

ヘリコプターやプライベートジェットなどもコロナ禍での安心の移動手段で注目されており、

お客様へ提供する特別感としても抜群で重宝されているようです。

遊覧飛行として利用されるケースは結婚式などで多かったと思いますが、移動手段として活用するという発想はまだまだ少ないと思います。

あなたの取引先のお客様も体験した経験は少ないと思うのでコロナの配慮プラス特別感の演出としては検討の価値があると思います。

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(4)食事の手配

コロナとの共生期間も長くなり、最近では対応も慣れたものになっています。

幹事や会社の意向もあると思いますが、基本的には食事施設の日常の対応から逸脱しない範囲でお願いをするようにしましょう。

旅行会社にリクエストをして探してもらうのも良いかと思います。

幹事A

全員での食事はマストなので、円卓でアクリル板が置けるところを探してください!

幹事B

家族で招待するから食事は部屋食が出来るところを探してください!

 

食事施設にとってはあなたの会社がどれだけ大きくて有名でも、単発のお客様なので

旅行会社を経由させたほうが面倒な依頼は通りやすいことも多々あります。

 

4.宿泊先を工夫しよう

「全員がPCR検査をした後であれば神経質になる必要はない」と考える旅行幹事もいるかもしれませんが、万が一のために宿泊先に関しても対策は検討しておきましょう。

1名1室利用にする

コロナの影響もあり、リクエストも多くなったため旅館タイプでも1名1室で宿泊が出来るところも増えてきています。

それでも和室の1名利用だと料金はかなり割高になってしまうので、ホテルタイプのシングルルームもコロナ期間中はおすすめです。

旅館タイプは部屋で集まって騒いでしまう人たちもいますし、参加者層にもよりますが、集まりにくいシングルタイプも検討しておくといいと思います。

参加者にとっては1名で気軽に参加出来てコロナリスクも減らせて一石二鳥です。

 

貸切にする

人数によっては宿泊や食事先を貸切にしてしまうことも検討しましょう。

ホテルによってはかなり割安な料金で宿泊が出来たりもします。

 

他の一般のお客様に迷惑をかけたくないという場合や、ホテル内での滞在を気兼ねなくする、

ホテル内でイベントを実施するなどの際には特に有効です。

ホテル側にとってもその日の対応客が一つの団体で済むということはメリットも大きいものです。

 

会社名を伏せることは普通の旅館でも対応してくれますが、参加者と一般客の会話からばれることもあるので、団体旅行をしていることを知られたくない場合は良い選択肢になるのではないでしょうか。

幹事の負担やリスクを軽減するためにも、旅行会社を活用しよう

普段は直接ホテルや食事場所に連絡をしていたとしても、アフターコロナの案件は旅行会社を通したほうが無難です。

ある程度の概要や旅行の目的を伝えて、具体的な施設は選んでもらうというスタンスにしましょう。

 

依頼する際は

コロナ対策の配慮がしっかりと出来ているところ、と念を押す
感染拡大時の取消の判断基準を決めておく

ということも忘れないようにしましょう。

 

旅行会社に押し付けるというわけではありませんが、コロナ対策をしっかりしている場所という基準で選んでもらったという事実は大事です。

 

【自分で選んだ場合】

上司A

なんでコロナ対策は大丈夫だと思ったんだ!

比較したのか!?HPの情報だけで判断したのか?

などと言われてしまう可能性もあります。

【相談した場合】

コロナ対策がしっかりしたホテルという基準でホテルを選んでもらいました。

、、と言えるだけでも社内での心象は違いますよね。

他にも

●問題があった時の責任が分散される、問題発生時の対応が早くなる
●GoToキャンペーンなどお得な助成金の情報が入りやすくなる
●ツアーデスクを設けて直接参加者の窓口となってもらうこともできる(有料)

などのメリットがあります。

そして、旅行会社の選び方としては今回のテーマでいうとJTBなど大手旅行会社です。

宿探しなら「JTB旅館・ホテル予約」

 

理由としては3点

①GoToトラベルなどの枠が企業規模に比例していた点

②旅行実施までに企業体力が持たずに倒産されてしまうリスクを避けるため

③もし何か問題が発生したときに「なぜ(最)大手の会社にしなかった?」と問題視されるのを防ぐ

 

大手旅行会社であれば上でお伝えしたようなカタログギフトや貸切対応のホテルプランなども持っているはずなので、聞いてみるといいと思います。

 

まとめ

・自社(責任者)のコロナに対するリスク許容度・判断基準を確認しよう

・リスクの基準内で出来るプランを考えよう

・旅行会社を巻き込み、手間がかかる作業とリスクを分散しよう。

 

感染を拡大しないように、細心の注意を払いながら地域の経済を回していきましょう。

 

 

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